【誰でもスペシャリストになれる】プレゼンテーションや講習・パワーポイント作成のコツについて

雑記
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ハナメガネです。

私は仕事がら、社内外で講習を行う機会が多くあります。自尊心が低いため、自分の講習やプレゼンテーションのことをアピールしたり自慢したりすることはありませんが、周りの評価としては「巧い・わかりやすい・まとまっている」と社内外からお褒めの言葉を沢山頂きます。

最初はお世辞だろうと思っていました。昨日も仕事で司会を含め講習も実施しましたが、最近以前にも増して聞いていただいている皆さんからの反響が大きくなってきているのを感じます。

また、他の方が実施されている講習などを聞いても、「わかりにくいなぁ」とか「そんな言い方で理解できるのか?」など疑問に思うことが多く、「私ならこうする」などのような考えが自然に浮かんできたりします。

もしかしたら、私は講習やプレゼンテーションが「かなり巧い」のでは?と強く思い始めてきました。

そこで、私が考える講習やプレゼンテーションのコツについて今回は書きたいと思います。

 

私が絶対にやらないこと

 

これは当たり前のことですが、まるでカンペの様に話す内容をすべて表示させるようなパワーポイントは絶対に作りません。基本的に、パワーポイントに表示させるものは要点や絵、写真などを多く使用するようにしています。写真だけのパワーポイントも多いです。

字や数字などが多く、ただ読むだけのプレゼンだったら誰でもできます。しかし、聞いているほうはつまんないですよね。

極端な話ですが、私は表示されている画面を殆ど見なくても話すことができると思います。全部表示画面をその講習に関連する写真を表示しながら、その写真について話ていくようなやり方のほうが得意です。おそらく、そのほうが見ている方も文字や数字などよりも印象に残る講習になると思います。

そんなの覚えるのが大変じゃないの?

と思われますが、文字や記憶を記憶するより、写真などの背景やエピソード・ストーリーを覚えるほうが覚えやすく忘れにくいようです。また、そのような説明をすることで相手の理解も深まり、相手の記憶に定着するだけでなく、説明した自分の記憶にも圧倒的に定着するようです。

ですので、プレゼンテーションや講習に使用するパワーポイントを作成する際の時間だけで、自分の記憶にしっかりと残ります。ですので、私は講習のパワーポイントで発表の練習はほとんどしません。見直しだけで準備は終わりでほとんどぶっつけ本番のような形で実施します。

文字の様に「覚えよう」としていないため、話すことを忘れるなんてことは今までありませんでしたし、話す「概要」は覚えているので言葉の言い回しはその都度違っても全然いいのです。そのファジーな感じがまた良いのかもしれません。毎回言い方は統一されていないと思います。

 

パワーポイントの枚数は多く、時間は絶対に守る。

 

これは私の講習の師匠?というか上司から学んだことを実践しているのですが、パワーポイントの枚数は多く準備します。言葉や文字は少なめなのですが、同じ画面でずっと説明しているような講習は飽きやすく退屈であると考えています。

また、このような内容のパワーポイントだと、枚数を多くしておくと時間の調整がしやすいです。説明している中で、時間があまりないのであれば、内容を省略することも簡単ですし、見ているほうも省略していることに気づかれません。

ですので、与えられた時間をオーバーするようなことはしませんし、絶対に時間内で終わるようにいつも調整しています。時間がずれると前後の発表者がいる場合、非常に迷惑をかけてしまうことになります。

 

発表の際は吹っ切れる。

 

不思議なことに、普段私はあまりコミュニケーションが得意ではなく、自分から面識のない人に話しかけるのが非常に苦手です。にもかかわらず、大勢の人の前で発表することは、嫌いではありません。

当然、緊張もしますが緊張は自分の集中力などパフォーマンスが向上するらしく、悪いことではないのです。また、私の性格ですが、なめられることが大嫌いですから、発表の際の態度は堂々と声もはっきり話すように気を付けています。

準備もしっかりしてきて、ここまで来たらやれることはこのくらいです。

腹くくって吹っ切って発表しましょう!そうすると、うまくいきます。話すことが楽しくなってきて、結構思い付きで良いフレーズが浮かんで言えることも多々あります。

絶対に、自信なさげな態度で小さな声で発表してはいけません。

 

受講者のレベルに合わせて内容を変える。

 

これも重要なことだと思います。社内向けの講習でも、一般の社員に発表する内容と管理職にする内容では使う言葉も気を付けますし、社外でも会社員と経営者では相手の観点や理解力なども全然違ってきます。

話を聞く人たちがどのような人たちで、どんなことを知りたいのか?どのように話せば理解してもらえるか?ということは非常に重要です。

 

パワーポイントは相手によって変えるの?いくつも作るの大変じゃない?

 

パワーポイントは作り直したりはしません。基本的には同じものを使用して、話す内容を変えるだけです。カンペのようなパワーポイントではそれができませんが、要点や写真・絵を多く使用する私のようなパワーポイントであれば可能です。

スピーカーである私が臨機応変に対応すれば良いだけなのです。

デメリット

 

唯一のデメリットとしては、使用するパワーポイントを印刷して配っても資料としては物足りないということです。講習では興味深くいつも聞いていただけていますが、振り返りをする資料は別に作成する必要があります。

ただ、私の行う講習やプレゼンテーションでおおよそ理解していただけていると思いますので、配布する資料は要点や講習の補足をするような資料だけで充分です。あまり大掛かりな資料を作っても、受講者のレベルによっては殆ど見直さない場合もありますので無駄です。

やっぱり、発表のその時にいかに理解・記憶してもらうか?に重点を置くべきだと思います。

 

最後に

 

プレゼンテーションや講習も聞く側の人たちの反応が良くなってくると、どんどん楽しくなってきます。初めのうちは当然緊張もするとおもいますが、一番得をするのは発表者です。みんなに発表するごとにその内容についてどんどん理解や記憶が深まっていき、自然と発表する内容のスペシャリストとなります。

そのような機会が与えられた際は、進んで受けるべきです。

必ず自分の成長につながると思います。ぜひ、挑戦してください!!

 

因みに先日記事にした下記の書籍に、私がこの記事で書いたような内容も書かれています。読みながら「結構俺ってすごい?」とか思いながら読んでましたが、非常に参考になると思いますのでご興味があれば是非読んでみてください。

それではまた!!
ハナメガネ

41歳。3人の子供の父親であり、サラリーマン。
子育てと筋トレ・ランニング・読書を楽しんでいますw
ブログを続けることも、新たな目標として取り組んでいます。更新にムラはありますが、吐き出せることがあればアウトプットしていきます!

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